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  • 终于明白企业会计档案分类方法

    1企业 会计 档案分类方法

    以下就是企业会计档案分类方法等等的介绍,希望对您有所帮助。

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    会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。

    会计档案的内容一般指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。

    会计档案的重要程度不同,其保管期限也有所不同。

    会计档案的保管期限,根据其特点,分为永久、定期两类。永久档案即长期保管,不可以销毁的档案;定期档案根据保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5种。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

    《会计档案管理办法》规定了中国企业和其他组织、预算单位等会计档案的保管期限,该办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限,具体规定如下:

    1、需要永久保存的会计档案有:

    年度决算财务会计报告; 资本金、股金及股权明细; 开销户登记簿; 客户挂失申请书、挂失登记簿、补发凭单(卡)收据; 账销案存的清单或资料。 会计档案保管登记簿、销毁清册; 7有价单证、业务公章销毁清册; 机构变动交接清册; 有权机关查询、冻结及扣划书; 己用凭证、账簿登记簿; 会计系统数据移植日的所有会计档案; 会计初始环境文本、 基础数据维护修改有关记录、 文件; 其他需要永久保管的档案。

    2、保管期限为25年的会计档案有:

    现金和银行存款日记账;税收日记账(总账)和税收票证分类出纳账。

    3、保管期限为15年的会计档案有:

    会计凭证类;总账、明细账、日记账和辅助账簿(不包括现金和银行存款);会计移交清册;行政单位和事业单位的各种会计凭证;各种完税凭证和缴退库凭证;财政总预算拨款凭证及其他会计凭证;农牧业税结算凭证;会计移交清册。

    4、保管期限为10年的会计档案有:

    国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证;各收入机关编送的报表;财政总预算保管行政单位和事业单位决算、税收年报、国家金库年报、基本建设拨货款年报;税收会计报表(包括票证报表)。

    5、保管期限为5年的会计档案有:

    下级行上报的中期财务会计报告(月度、季度、半年度 报表及附件、说明);联行往来清单及查询查复书; 密押代号表使用保管登记簿; 存、贷款单位余额对账回单; 固定资产卡片、固定资产报废清理后卡片;客户申请办理电子支付业务的基本资料、协议; 其他需要保管五年的会计档案。

    6、保管期限为3年的会计档案有:

    各级行本身及汇总全辖的日计表;会计系统运行日志; 不定期报表;会计检查工作底稿、检查报告、整改情况等检查资料;流水账; 其他需要保管三年的会计档案。

    2会计账簿装订的方法

    各种会计账簿年度结账后,除跨年使用的账簿外,其他账簿应按时整理立卷。基本要求是:

    (1)账簿装订前,首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符,帐页数是否齐全,序号排列是否连续;然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。

    (2)活页账簿装订要求。

    第一,保留已使用过的帐页,将帐页数填写齐全,去除空白页和撤掉帐夹,用质好的牛皮纸做封面、封底,装订成册。

    第二,多栏式活页帐、三栏式活页帐、数量金额式活页帐等不得混装,应按同类业务、同类帐页装订在一起。

    第三,在本帐的封面上填写好账目的种类,编好卷号,会计主管人员和装订人(经办人)签章。

    (3)账簿装订后的其他要求。

    第一,会计账簿应牢固、平整,不得有折角、缺角,错页、掉页、空白纸的现象。

    第二,会计账簿的封口要严密,封口处要加盖有关印章。

    第三,封面应齐全、平整,并注明所属年度及账簿名称、编号,编号为一年一编,编号顺序为总账、现金日记账、银行存(借)款日记账、分户明细账。

    第四,会计账簿按保管期限分别编制卷号,如现金日记账全年按顺序编制卷号;总账、各类明细账、辅助帐全年按顺序编制卷号。

    3会计凭证的装订方法

    一般每月装订一次,装订好的凭证按年分月妥善保管归档。

    会计凭证装订前的准备工作:

    ①分类整理,按顺序排列,检查日数、编号是否齐全;

    ②按凭证汇总日期归集(如按上、中、下旬汇总归集)确定装订成册的本数;

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    ③摘除凭证内的金属物(如订书钉、大头针、回形针),对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小,且要避开装订线,以便翻阅保持数字完整;

    ④整理检查凭证顺序号,如有颠倒要重新排列,发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺,领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全;

    ⑤记账凭证上有关人员(如财务主管、复核、记账、制单等)的印章是否齐全。

    会计凭证装订时的要求:

    ①用“三针引线法”装订,装订凭证应使用棉线,在左上角部位打上三个针眼,实行三眼一线打结,结扣应是活的,并放在凭证封皮的里面,装订时尽可能缩小所占部位,使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面,以便于事后查阅;

    ②凭证外面要加封面,封面纸用尚好的牛皮纸印制,封面规格略大于所附记账凭证;

    ③装订凭证厚度一般厘米,方可保证装订牢固,美观大方。

    会计凭证装订后的注意事项:

    ①每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章;

    ②在封面上编好卷号,按编号顺序入柜,并要在显露处标明凭证种类编号,以便于调阅。

    4会计调账的基本方法

    1、未来适用法

    未来适用法指对某项交易或事项变更会计政策时,新的会计政策适用于变更当期及未来期间发生的交易或事项。即,不计算会计政策变更的累积影响数,也不必调整变更当年年初的留存收益,只在变更当年采用新的会计政策。根据披露要求,企业应计算确定会计政策变更对当期净利润的影响数。

    交易或事项。即,不计算会计政策变更的累积影响数,也不必调整变更当年年初的留存收益,只在变更当年采用新的会计政策。根据披露要求,企业应计算确定会计政策变更对当期净利润的影响数。

    2、补充登记法

    适用于记账后发现记账凭证中应借、应贷的会计科目正确,但所填的金额的金额小于正确金额的情况。采用补充登记法时,将少填的金额用蓝字填制一张记账凭证,并在“摘要”栏内注明“补充第×号凭证少计数”,并据以登记入账。这样便将少记的金额补充登记入账簿。

    3、不能按错误额直接调整的调整方法

    税务检查中审查出的纳税错误数额,有的直接表现为实现的利润,不需进行计算分摊,直接调整利润账户;有的需经过计算分摊,将错误的数额分别摊入相应的有关账户内,才能确定应调整的利润数额。后一种情况主要是在材料采购成本、原材料成本的结转、生产成本的核算中发生的错误,如果尚未完成一个生产周期,其错误额会依次转入原材料、在产品、产成品、销售成本及利润中,导致虚增利润,使纳税人多缴当期的所得税。因此,应将错误额根据具体情况在期末原材料、在产品、产成品和本期销售产品成本之间进行合理分摊。则一旦全部调增利润后就会造成虚增利润,征过头税。

    4、红字更正

    红字更正又叫红笔订正、赤字冲账法。它是指记账凭证的会计分录或金额发生错误,且已入账。更正时,用红字填制内容相同的记账凭证,冲销原有错误记录,并用蓝字填制正确的记账凭证,据以入账的一种更正错帐的方法。

    5、追溯调整法

    追溯调整法是指对某项交易或事项变更会计政策时,如同该交易或事项初次发生时就开始采用新的会计政策,并以此对相关项目进行调整。即,应当计算会计政策变更的累积影响数,并相应调整变更年度的期初留存收益以及会计报表的相关项目。

    追溯调整法的运用,首先,累计影响数;第二,进行相关的账务处理(调账),对留存收益(包括法定盈余公积,法定公益金,任意盈余公积及未分配利润,外商投资企业还包括储备基金、企业发展基金)进行调账;第三,调整相关的会计报表,在提供比较会计报表时,要对受影响的各该期间会计报表的相关项目进行调整;第四,在表外进行披露,即在财务报告附注中进行说明。

    其中,累计影响数根据企业会计制度的规定,从三种不同角度给出了三种定义:

    (1)变更后的会计政策对以前各项追溯计算的变更年度期初留存收益应有的金额与现有的金额之间的差额;

    (2)指它是假设与会计政策相关的交易或事项在初次发生时即采用新的会计政策,而得出的变更年度期初收益应有的金额与现有额之间的差额;

    (3)指它是变更会计政策所导致的对净损益的累积影响,以及由此导致的对利润分配及未分配利润的累积影响金额,不包括分配的利润或股利。